Ochrana osobních údajů

Tyto zásady zpracování osobních údajů poskytují informace o tom, jaké osobní údaje Správa státních služeb vytvářejících důvěru (dále též jen „SSSVD“) zpracovává o fyzických osobách, k jakým účelům a z jakých důvodů.

Tyto zásady se týkají zpracování osobních údajů fyzických osob a přiměřeně i jejich zástupců, uživatelů služeb a návštěvníků internetových stránek SSSVD, a to vždy v rozsahu osobních údajů odpovídajícím jejich postavení vůči SSSVD.

Jsou vydávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. Naposledy byly tyto zásady aktualizovány dne 26. května 2020.

1. Kdo je správce a zpracovatel osobních údajů

Osobní údaje zpracovává Správa státních služeb vytvářejících důvěru, IČO: 19122063, Na Vápence 915/14, 130 00 Praha 3. Stanovujeme účely, pro které vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jejich řádné provedení. Takové zpracování tedy provádí pracovníci SSSVD a to pouze ti, kteří tyto údaje nezbytně potřebují k naplnění účelu, za kterým údaje zpracováváme.

Osobní údaje můžeme předávat také dalším subjektům, které se nacházejí v roli správce, např. při ověřování bezúhonnosti subjektu pro účely výběrového řízení prostřednictvím informačních systémů státní správy.

Pro zpracování osobních údajů rovněž můžeme v některých případech využívat služeb dalších zpracovatelů, kteří osobní údaje zpracovávají pouze podle našich pokynů a pro stanovené účely.

2. Kategorie subjektů údajů, zpracované osobní údaje, účel, právní základ, doba zpracování a předávání třetím osobám

Kategorie subjektů údajů Účel zpracování osobních údajů Právní základ a zpracovávané osobní údaje Doba zpracování osobních údajů Předávání osobních údajů třetím osobám
Zaměstnanci Plnění a realizace rozhodnutí o přijetí do služebního poměru a případně plnění smluv uzavřených se zaměstnanci Právním základem je splnění právní povinnosti, kterou SSSVD ukládají příslušné právní předpisy, případně plnění smlouvy, byla-li se zaměstnancem uzavřena.

Identifikační údaje (titul, jméno, příjmení, rodné číslo, e-mail, adresa bydliště, foto, přehled údajů o dosavadní praxi, číslo bankovního účtu).		 Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu. Osobní údaje mohou být případně předávány právním zástupcům SSSVD.
Plnění a realizace pracovních a jiných smluv uzavřených se zaměstnanci Právním základem je plnění smlouvy.

Identifikační údaje (titul, jméno, příjmení, rodné číslo, e-mail, adresa bydliště, foto, přehled údajů o dosavadní praxi, číslo bankovního účtu).		 Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu. Osobní údaje mohou být případně předávány právním zástupcům SSSVD.
Uplatňování nároků ze smluvních vztahů po rozvázání pracovně-právního vztahu. Právním základem je oprávněný zájem SSSVD spočívající v právu vymáhat pohledávky, náhradu škody a jiné nároky, které za trvání smluvního vztahu se zaměstnancem SSSVD mohly vzniknout.

Identifikační údaje (jméno, příjmení, rodné číslo, e-mail, adresa bydliště, foto, přehled údajů o dosavadní praxi, číslo bankovního účtu).		 Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu tří let od ukončení smluvního vztahu, v případě soudního řízení po celou dobu řízení. Osobní údaje mohou být předávány třetím osobám, a sice právním zástupcům SSSVD, za účelem domáhání se práv SSSVD. Osobní údaje mohou být předány nadřízenému služebnímu úřadu v případě rozhodování o odvolání a dále jinému služebnímu úřadu v případě převedení zaměstnance na jiný služební úřad.
Plnění povinností SSSVD v oblasti vedení účetnictví a v oblasti daní a pojištění Právním základem je splnění právní povinnosti, kterou SSSVD ukládají příslušné právní předpisy.

Identifikační údaje (jméno, příjmení, rodné číslo, e-mail, adresa bydliště).		 Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu a po dobu zákonné archivace. Osobní údaje mohou být předávány třetím osobám, a sice daňovým poradcům a externím účetním, za účelem odborné konzultace. Osobní údaje jsou dále předávány České správě sociálního zabezpečení.
Sledování aktivit zaměstnanců na internetu Právním základem je oprávněný zájem SSSVD spočívající v zájmu na zvýšení efektivity práce a motivace zaměstnance k lepším pracovním výsledkům.

Identifikační údaje (jméno, příjmení, IP adresa, informace o navštívených URL adresách, informace o použitých aplikacích využívajících internetu, informace o počtu přístupů na konkrétní webové stránky, informace o kategorii webových stránek dle metodiky firewallu, informace o míře rizikovosti webové stránky dle metodiky firewallu, informace o velikosti stažených a odeslaných dat).		 Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu 3 let od jejich získání. Osobní údaje nejsou předávány třetím osobám.
Žadatelé o technickou podporu Service Desku SSSVD Řešení požadavků a sdělení odpovědi žadateli oddělením Service Desk SSSVD Plnění zákonné povinnosti podle § 56a odst. 6 zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů, v případě autorizované osoby spadající pod orgán veřejné moci a registrované v Jednotném identitním prostoru.

(jméno, příjmení, organizace, funkce, telefon, e-mail)

Souhlas se zpracováním osobních údajů v případě ostatních osob, které nespadají pod orgán veřejné moci.

(jméno, příjmení, telefon e-mail)		 Po dobu registrace autorizované osoby v Jednotném identitním prostoru.

Po dobu do vyřešení požadavku
Zasílatelé korespondence na SSSVD Vedení spisové služby a spisového archivu Plnění zákonné povinnosti podle § 64 odst. 5 až § 64 odst. 7 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů.

(jméno, popřípadě jména, příjmení, adresa pro doručování, identifikátor datové schránky, datum narození, popřípadě rodné číslo odesílatele nebo adresáta)		 Podle spisového a skartačního řádu SSSVD (určeno podle konkrétního spisu). Osobní údaje nejsou předávány třetím osobám.
Žadatelé o poskytnutí informace podle zákona č. 106/1999 Sb. Řádné vyřízení žádosti podle zákona o svobodném přístupu k informacím Plnění zákonných povinností podle § 14 odst. 2 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů.

(jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu, nebo adresa bydliště a adresa pro doručování/adresa elektronické pošty)

A podle § 64 odst. 5 až § 64 odst. 7 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů.

(jméno, popřípadě jména, příjmení, adresa pro doručování, identifikátor datové schránky, datum narození, popřípadě rodné číslo odesílatele nebo adresáta)		 Po dobu 5 let od vyřízení a uzavření spisu. Osobní údaje jsou předávány nadřízenému a odvolacímu orgánu, kterým je Ministerstvo vnitra.
Uchazeči o zaměstnání na SSSVD v pracovním nebo jiném obdobném poměru Vedení spisu o výběrovém řízení o uchazeči o zaměstnání Zpracování pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy (tj. pracovní smlouvy) v případě žádosti o přijetí na pracovní místo. Následně je s uchazečem uzavřena pracovní smlouva či dohoda o pracích konaných mimo pracovní poměr.

Souhlas se zpracováním osobních údajů v případě, že subjekt údajů v rámci zájmu o pracovní místo rovněž souhlasil, abychom ho informovali v případě, že pro něj budeme někdy v budoucnu mít i jinou vhodnou pozici, než je ta, na kterou se hlásil.		 Za tímto účelem jsou osobní údaje uchovávány v rámci spisu vedeném o příslušném výběrovém řízení nejdéle po dobu 10 let.

Po dobu realizace výběrového řízení.
Po dobu trvání souhlasu, který byl udělen na dobu 3 let.
Dodavatelé Plnění a realizace smluv uzavřených s dodavateli. Plnění smlouvy



(jméno, příjmení, titul, trvalé bydliště, přechodné bydliště, fakturační adresa, doručovací adresa, e-mail, telefon, IČ, DIČ, číslo bankovního účtu, podpis)		 Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu a záruční doby. Osobní údaje nejsou předávány třetím osobám.
Uplatňování nároků ze smluvních vztahů po ukončení smlouvy Oprávněný zájem spočívající v právu vymáhat pohledávky, náhradu škody a jiné nároky, které za trvání našeho smluvního vztahu mohly vzniknout.

(jméno, příjmení, titul, trvalé bydliště, přechodné bydliště, fakturační adresa, doručovací adresa, e-mail, telefon, IČ, DIČ, číslo bankovního účtu, podpis).		 Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány po dobu tří let od ukončení smluvního vztahu, v případě soudního řízení po celou dobu řízení. Osobní údaje nejsou předávány třetím osobám.
Plnění našich povinností v oblasti vedení účetnictví a v oblasti daní Plnění zákonné povinnosti, kterou nám ukládají právní předpisy jako zákon o účetnictví nebo zákon o dani z přidané hodnoty.

(jméno, příjmení, doručovací adresa nebo adresa trvalého bydliště, e-mail, telefon, číslo bankovního účtu a další informace na daňových dokladech).		 Za tímto účelem mohou být osobní údaje zpracovávány až po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se uskutečnilo dodavatelem poskytnuté plnění. Osobní údaje nejsou předávány třetím osobám.
Odběratelé zasílaných aktualit a informací z webových stránek SSSVD Vedení kontaktů pro zasílání aktualit a novinek Souhlas se zpracováním osobních údajů (e-mail, jméno, heslo) Souhlasy se evidují v rámci redakčního systému Joomla po dobu registrace odběratele. Osobní údaje nejsou předávány třetím osobám.
Návštěvníci webových stránek spravovaných SSSVD Ukládání souborů cookie pro správné fungování webových stránek Oprávněný zájem na řádném fungování webových stránek. Trvalé soubory cookie do doby odstranění návštěvníkem (subjektem údajů) webových stránek nebo do doby jejich platnosti (max. 2 roky). Relační soubory po dobu návštěvy webových stránek. Osobní údaje nejsou předávány třetím osobám.
Osoby vstupující do místností zabezpečených kamerovým systémem v prostorech SSSVD Ochrana majetku a informací uložených na zařízeních umístěných v zabezpečených místnostech Právním základem je oprávněný zájem spočívající v ochraně majetku a informací uložených na zařízeních umístěných v zabezpečených místnostech prostřednictvím kamerového systému se záznamem. Identifikační údaje (podobizna osoby) Za tímto účelem jsou osobní údaje zpracovávány po dobu 16 dnů od vstupu subjektu údajů do místností zabezpečených kamerovým systémem, v případě vzniku škody na majetku po celou dobu soudního či jiného řízení. Osobní údaje jsou případně předávány třetím osobám uplatňujícím nároky z případného vzniku škody, popř. Policii ČR.
Osoby vstupující do zabezpečených místností NCA Ochrana majetku a informací uložených na zařízeních umístěných v zabezpečených místnostech Právním základem je oprávněný zájem spočívající v ochraně majetku a informací uložených na zařízeních umístěných v zabezpečených místnostech.

(jméno, příjmení, e-mail, telefon, číslo dokladu totožnosti, fotografie)		 Fotografie není uchovávána a je skartována bezodkladně po předání Státní pokladně Centra sdílených služeb s.p.. Ostatní údaje jsou evidovány v autorizačním seznamu po dobu nezbytně nutnou, tj. po dobu platnosti oprávnění subjektu údajů ke vstupu do zabezpečených místností. Osobní údaje jsou předávány Státní pokladně Centra sdílených služeb, s. p., jakožto podniku, jenž zajišťuje bezpečnost objektu.
Osoby žádající o certifikáty NCA Řádné vyřízení žádosti o certifikát NCA Právním základem je plnění smlouvy o poskytování certifikačních služeb.

(jméno, příjmení, adresa trvalého bydliště, rodné číslo, typ a číslo dokladu totožnosti a číslo druhého dokladu totožnosti) 		Žádosti se skladují ve fyzické podobě v zabezpečené místnosti a v digitální podobě ve spisové službě po dobu 25 let. Osobní údaje nejsou předávány třetím osobám.
Osoby vstupující do datových center SSSVD Ochrana majetku a informací uložených na zařízeních umístěných v datových centrech Právním základem je oprávněný zájem spočívající v ochraně majetku a informací uložených na zařízeních umístěných v DC.

(jméno, příjmení, e-mail, telefon, číslo občanského průkazu, fotografie v elektronickém formátu) 		Fotografie není uchovávána a je skartována bezodkladně po předání Státní pokladně Centra sdílených služeb s.p. Ostatní údaje jsou evidovány oddělením bezpečnosti SSSVD v autorizačním seznamu po dobu nezbytně nutnou, tj. po dobu platnosti oprávnění subjektu údajů ke vstupu do DC. Osobní údaje jsou předávány Státní pokladně Centra sdílených služeb, s. p. jakožto podniu, jež zajišťuje bezpečnost objektů.

3. Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme

Ve většině případů zpracováváme osobní údaje, které získáme na základě zákona z evidencí či základních registrů. V opačném případě nám údaje poskytuje subjekt údajů v rámci příslušné žádosti, webové služby nebo formuláře.

4. Jaké práva má subjekt údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů

Podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů má subjekt údajů následující práva

  • právo na přístup k osobním údajům

Subjekt údajů má právo po SSSVD požadovat informaci o tom, zda jsou jeho osobní údaje ze strany SSSVD zpracovávány či nikoliv. Pokud jsou zpracovávány, má subjekt údajů právo požadovat jejich poskytnutí či zpřístupnění a zároveň má právo požadovat následující informace o:

  • účelech zpracování osobních údajů;
  • kategoriích osobních údajů;
  • příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny;
  • plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy;
  • existenci práva požadovat od SSSVD opravu nebo výmaz svých osobních údajů nebo omezení jejich zpracování, anebo vznést námitku proti tomuto zpracování;
  • právu podat stížnost u dozorového úřadu – Úřadu pro ochranu osobních údajů;
  • zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od něj.

V případě, že SSSVD osobní údaje subjektu údajů zpracovává, a pokud o to subjekt údajů požádá, poskytne SSSVD subjektu údajů první kopii zpracovávaných osobních údajů bezplatně. Za každou další kopii si však může SSSVD účtovat přiměřený poplatek ve výši vynaložených administrativních nákladů na pořízení další takové kopie. Jestliže subjekt údajů podá žádost v elektronické formě, budou mu informace poskytnuty taktéž v elektronické formě, která je v takových případech běžná, pokud nepožádá o jiný způsob poskytnutí. Právem získat kopii nesmějí být však nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

  • právo na opravu

Pokud jsou osobní údaje zpracovávané ze strany SSSVD nepřesné, má subjekt údajů právo požadovat jejich bezodkladnou opravu. Pokud je to potřebné k účelům zpracování, má také právo požadovat doplnění neúplných osobních údajů.

  • právo na výmaz

Subjekt údajů má právo požadovat, aby SSSVD bez zbytečného odkladu vymazala jeho osobní údaje. SSSVD je rovněž povinna osobní údaje subjektu údajů bez zbytečného odkladu vymazat, pokud je dán jeden z těchto důvodů:

  • osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány;
  • subjekt údajů odvolal souhlas, na jehož základě byly údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování;
  • subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování;
  • osobní údaje byly zpracovány protiprávně;
  • osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené v právu Evropské unie nebo členského státu, které se na SSSVD vztahuje;
  • nebyl dán souhlas rodiče se zpracováním osobních údajů dítěte.

SSSVD je oprávněna výkon práva na výmaz odmítnout, pokud je zpracování nezbytné:

  • pro výkon práva na svobodu projevu a informace;
  • pro splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování podle práva Unie nebo členského státu, které se na SSSVD vztahuje, nebo pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen;
  • z důvodů veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví;
  • pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, pokud je pravděpodobné, že by toto právo znemožnilo nebo vážně ohrozilo splnění cílů uvedeného zpracování;
  • pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
  • právo na omezení zpracování

Subjekt údajů má právo požadovat, aby SSSVD omezila zpracování v kterémkoli z těchto případů:

  • subjekt údajů popře přesnost osobních údajů; SSSVD omezí zpracování na dobu potřebnou k tomu, aby mohla přesnost osobních údajů subjektu údajů ověřit;
  • zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;
  • SSSVD již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, a nechce proto, aby byly vymazány;
  • subjekt údajů vznese námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody SSSVD převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.

Pokud bylo zpracování omezeno, mohou být osobní údaje subjektu údajů, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze se souhlasem subjektu údajů, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Evropské unie nebo některého členského státu.

Pokud subjekt údajů dosáhne omezení zpracování, bude ze strany SSSVD předem upozorněn na to, že bude omezení zpracování zrušeno.

  • právo na přenositelnost

Subjekt údajů má právo získat své osobní údaje, jež poskytl SSSVD, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci osobních údajů, aniž by tomu SSSVD bránila.

Je-li to technicky proveditelné, subjekt údajů má právo požadovat, aby jeho osobní údaje předala jinému správci přímo SSSVD.

Toto právo může subjekt údajů uplatnit pouze v případě zpracování, které je prováděno na základě souhlasu subjektu údajů se zpracováním nebo na základě smlouvy. Uplatnit lze toto právo rovněž tehdy, je-li zpracování prováděno automatizovaně. Uplatněním práva na přenositelnost nejsou dotčena ostatní práva, kterými subjekt údajů disponuje vůči SSSVD v souvislosti se zpracováním jeho osobních údajů.

Tímto právem subjektu údajů nesmí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

  • právo podat stížnost

Subjekt osobních údajů má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, pokud se domnívá, že zpracováním jeho osobních údajů je porušeno obecné nařízení o ochraně osobních údajů.

  • právo vznést námitku

Subjekt osobních údajů má právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů, které správce zpracovává na základě svého oprávněného zájmu.

Pokud správce po vznesení námitky neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, osobní údaje dále nezpracovává.

5. Jak lze uplatnit jednotlivá práva

Vaše práva můžete uplatnit písemným podáním na adresu sídla Správa státních služeb vytvářejících důvěru, Na Vápence 915/14, 130 00 Praha 3, nebo na adresu epodatelna@sssvd.gov.cz či do datové schránky pp634ge, nebo osobně na adrese sídla Správy státních služeb vytvářejících důvěru. Podání směřující k uplatnění Vašich práv na ochranu osobních údajů bude SSSVD vyřízeno bez zbytečného odkladu.

6. Postup vyřízení žádosti subjektu údajů

Uplatníte-li některé z výše uvedených práv, poskytne Vám SSSVD informace o přijatých opatřeních, a to bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je SSSVD základních registrů oprávněna v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. O jakémkoliv takovém prodloužení Vás bude SSSVD informovat do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody pro tento odklad. Podáváte-li žádost v elektronické formě, poskytne Vám SSSVD informace v elektronické formě, je-li to možné, a pokud nepožádáte o jiný způsob poskytnutí.

Pokud SSSVD nepřijme opatření, o něž žádáte, bude Vás SSSVD o důvodech nepřijetí opatření a o možnosti podat stížnost u dozorového úřadu a žádat o soudní ochranu bezodkladně informovat. Nejpozději však do jednoho měsíce od přijetí Vaší žádosti.

Informace a veškerá sdělení a veškeré úkony ve výše uvedeném rozsahu se poskytují a činí bezplatně. Bude-li Vámi podaná žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje, může SSSVD buď:

  • uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů; nebo
  • odmítnout žádosti vyhovět.

Pokud má SSSVD důvodné pochybnosti o totožnosti fyzické osoby, která podává žádost, může požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení totožnosti subjektu údajů.

7. Pověřenec pro ochranu osobních údajů

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů je subjektům údajů k dispozici pověřenec pro ochranu osobních údajů.Kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů ve smyslu obecného nařízení o ochraně osobních údajů:

Michal Pešek
Email: gdpr@sssvd.gov.cz